Przewodnik dla firm wdrażających nowe systemy

W dzisiejszym świecie oprogramowanie odgrywa kluczową rolę w funkcjonowaniu firm. Coraz częściej procesy cyfrowe wypierają tradycyjną dokumentację papierową. Systemy informatyczne stają się fundamentem działalności – od produkcji, przez kadry, po księgowość.

W tym kontekście uzależnienie się od jednego dostawcy oprogramowania (tzw. vendor lock-in) może mieć poważne konsekwencje. Niestety, wiele firm wciąż popełnia ten błąd.

Choć sam prowadzę firmę tworzącą oprogramowanie – Wiesław Kukiełka – Oprogramowanie – mam także doświadczenie po drugiej stronie barykady. Znam realne przypadki organizacji, które przez lata nie miały żadnej kontroli nad swoimi danymi.

🔒 Przykład z życia: 20 lat danych bez dostępu

Znam firmę, która korzystała z pewnego systemu przez ponad 20 lat. Trzy osoby codziennie wprowadzały i aktualizowały dane. Jednak dostęp do nich możliwy był tylko przez interfejs programu – żadnego dostępu do bazy danych, żadnej opcji eksportu. Pełną kontrolę nad danymi miał wyłącznie dostawca.

Kiedy firma postanowiła zmienić system i dostawcę, okazało się, że migracja danych jest niemożliwa. Taka sytuacja oznacza nie tylko koszty, ale i paraliż procesów.

☁️ Uwaga na rozwiązania chmurowe

Największe ryzyko uzależnienia występuje w przypadku aplikacji chmurowych. Znam przykład dostawcy rozwiązań dla jednostek edukacyjnych, który w umowie wprawdzie deklaruje możliwość przekazania danych, ale… dopiero miesiąc po wygaśnięciu umowy. A przecież przy migracji do nowego systemu potrzebna jest ciągłość działania, nie miesięczna luka.

🚫 Nie używaj systemów z zamkniętymi bazami danych

Jednym z największych zagrożeń są autorskie silniki baz danych, których nie da się odczytać ani zintegrować z innymi narzędziami. Osobiście zdyskwalifikowałem dużą firmę dostarczającą oprogramowanie dla urzędów gmin – właśnie z tego powodu. Oferowali system oparty na zamkniętym, autorskim formacie bazy danych. To pewne kłopoty w przyszłości.

💰 Dane są warte więcej niż sam program

Zakup licencji to tylko początek. Prawdziwą wartość stanowią dane, które wprowadzasz przez lata. Wyobraź sobie bazę danych tworzoną przez 3 osoby, codziennie, przez 20 lat. Ile są warte te dane? Jaki byłby koszt ich odtworzenia? Właśnie dlatego utrata kontroli nad danymi to poważne ryzyko.

🔐 Czym grozi vendor lock-in?

Oto najczęstsze skutki uzależnienia od dostawcy oprogramowania:

  • ❌ Brak możliwości migracji danych
  • 💸 Wysokie koszty i trudności przy zmianie dostawcy
  • 🔒 Ograniczenia funkcjonalne lub technologiczne
  • 🧱 Zamknięte formaty danych, brak API, nietransparentne umowy

✅ Jak się zabezpieczyć?

1. Wymagaj otwartych formatów danych

  • Możliwość eksportu do CSV, XML, SQL
  • Regularny dostęp do kopii zapasowych

2. Zadbaj o odpowiednie zapisy w umowie

  • Prawo do migracji danych i współpracy przy tym procesie
  • Jasne warunki wypowiedzenia umowy
  • Klauzula o własności danych – dane muszą należeć do Ciebie

3. Stawiaj na integracje, nie na monolity

  • Wybieraj systemy z otwartym API (REST, WebService)
  • Unikaj zamkniętych „kombajnów”, które trudno wymienić

4. Buduj kompetencje wewnętrzne

  • Dokumentuj procesy i konfiguracje
  • Szkol zespół – nie opieraj się wyłącznie na zewnętrznych konsultantach
  • Zadbaj o minimum wiedzy technicznej w firmie

🤔 Jak świadomie wybierać oprogramowanie?

  • Przeprowadź analizę potrzeb – nie kupuj systemu „na zapas”
  • Porównaj 2–3 alternatywne rozwiązania
  • Poproś o testy lub proof of concept
  • Sprawdź referencje i doświadczenia innych klientów
  • Zweryfikuj, czy dostawca ma stabilną pozycję na rynku

🧩 Co zrobić, jeśli już jesteś zakładnikiem?

  • Przeprowadź audyt – gdzie są dane? Kto ma do nich dostęp?
  • Oszacuj koszty i trudności zmiany systemu
  • Zaplanuj etapową migrację – zacznij od prostszych modułów
  • Rozważ stworzenie warstwy pośredniej – np. API, które będzie wyciągać dane z zamkniętego systemu

🧭 Podsumowanie i zalecenia

  • Świadome wdrożenie = mniejsze ryzyko + większa elastyczność
  • Myśl nie tylko o wdrożeniu, ale też o możliwości wyjścia
  • Zadbaj o strategię IT, która chroni Twoją niezależność

🎁 Bonus od firmy Wiesław Kukiełka – Oprogramowanie

W mojej firmie przyjąłem zasadę: nie uzależniamy klientów. Dlatego w najbliższym czasie do każdego programu oferowanego przez Wiesław Kukiełka – Oprogramowanie dołączę opcję zakupu kodów źródłowych.

Dlaczego to ważne?
Mając kody źródłowe:

  • masz pełną kontrolę nad programem i danymi,
  • możesz samodzielnie go rozwijać i dostosowywać do swoich potrzeb,
  • zyskujesz niezależność od jednego wykonawcy.

Oczywiście, do tego potrzeba umiejętności programistycznych – ale w dzisiejszych czasach dostęp do specjalistów jest prostszy niż kiedykolwiek.

🟢 Pamiętaj:

To Ty masz panować nad oprogramowaniem – nie odwrotnie.