Przewodnik dla firm wdrażających nowe systemy
W dzisiejszym świecie oprogramowanie odgrywa kluczową rolę w funkcjonowaniu firm. Coraz częściej procesy cyfrowe wypierają tradycyjną dokumentację papierową. Systemy informatyczne stają się fundamentem działalności – od produkcji, przez kadry, po księgowość.
W tym kontekście uzależnienie się od jednego dostawcy oprogramowania (tzw. vendor lock-in) może mieć poważne konsekwencje. Niestety, wiele firm wciąż popełnia ten błąd.
Choć sam prowadzę firmę tworzącą oprogramowanie – Wiesław Kukiełka – Oprogramowanie – mam także doświadczenie po drugiej stronie barykady. Znam realne przypadki organizacji, które przez lata nie miały żadnej kontroli nad swoimi danymi.
🔒 Przykład z życia: 20 lat danych bez dostępu
Znam firmę, która korzystała z pewnego systemu przez ponad 20 lat. Trzy osoby codziennie wprowadzały i aktualizowały dane. Jednak dostęp do nich możliwy był tylko przez interfejs programu – żadnego dostępu do bazy danych, żadnej opcji eksportu. Pełną kontrolę nad danymi miał wyłącznie dostawca.
Kiedy firma postanowiła zmienić system i dostawcę, okazało się, że migracja danych jest niemożliwa. Taka sytuacja oznacza nie tylko koszty, ale i paraliż procesów.
☁️ Uwaga na rozwiązania chmurowe
Największe ryzyko uzależnienia występuje w przypadku aplikacji chmurowych. Znam przykład dostawcy rozwiązań dla jednostek edukacyjnych, który w umowie wprawdzie deklaruje możliwość przekazania danych, ale… dopiero miesiąc po wygaśnięciu umowy. A przecież przy migracji do nowego systemu potrzebna jest ciągłość działania, nie miesięczna luka.
🚫 Nie używaj systemów z zamkniętymi bazami danych
Jednym z największych zagrożeń są autorskie silniki baz danych, których nie da się odczytać ani zintegrować z innymi narzędziami. Osobiście zdyskwalifikowałem dużą firmę dostarczającą oprogramowanie dla urzędów gmin – właśnie z tego powodu. Oferowali system oparty na zamkniętym, autorskim formacie bazy danych. To pewne kłopoty w przyszłości.
💰 Dane są warte więcej niż sam program
Zakup licencji to tylko początek. Prawdziwą wartość stanowią dane, które wprowadzasz przez lata. Wyobraź sobie bazę danych tworzoną przez 3 osoby, codziennie, przez 20 lat. Ile są warte te dane? Jaki byłby koszt ich odtworzenia? Właśnie dlatego utrata kontroli nad danymi to poważne ryzyko.
🔐 Czym grozi vendor lock-in?
Oto najczęstsze skutki uzależnienia od dostawcy oprogramowania:
- ❌ Brak możliwości migracji danych
- 💸 Wysokie koszty i trudności przy zmianie dostawcy
- 🔒 Ograniczenia funkcjonalne lub technologiczne
- 🧱 Zamknięte formaty danych, brak API, nietransparentne umowy
✅ Jak się zabezpieczyć?
1. Wymagaj otwartych formatów danych
- Możliwość eksportu do CSV, XML, SQL
- Regularny dostęp do kopii zapasowych
2. Zadbaj o odpowiednie zapisy w umowie
- Prawo do migracji danych i współpracy przy tym procesie
- Jasne warunki wypowiedzenia umowy
- Klauzula o własności danych – dane muszą należeć do Ciebie
3. Stawiaj na integracje, nie na monolity
- Wybieraj systemy z otwartym API (REST, WebService)
- Unikaj zamkniętych „kombajnów”, które trudno wymienić
4. Buduj kompetencje wewnętrzne
- Dokumentuj procesy i konfiguracje
- Szkol zespół – nie opieraj się wyłącznie na zewnętrznych konsultantach
- Zadbaj o minimum wiedzy technicznej w firmie
🤔 Jak świadomie wybierać oprogramowanie?
- Przeprowadź analizę potrzeb – nie kupuj systemu „na zapas”
- Porównaj 2–3 alternatywne rozwiązania
- Poproś o testy lub proof of concept
- Sprawdź referencje i doświadczenia innych klientów
- Zweryfikuj, czy dostawca ma stabilną pozycję na rynku
🧩 Co zrobić, jeśli już jesteś zakładnikiem?
- Przeprowadź audyt – gdzie są dane? Kto ma do nich dostęp?
- Oszacuj koszty i trudności zmiany systemu
- Zaplanuj etapową migrację – zacznij od prostszych modułów
- Rozważ stworzenie warstwy pośredniej – np. API, które będzie wyciągać dane z zamkniętego systemu
🧭 Podsumowanie i zalecenia
- Świadome wdrożenie = mniejsze ryzyko + większa elastyczność
- Myśl nie tylko o wdrożeniu, ale też o możliwości wyjścia
- Zadbaj o strategię IT, która chroni Twoją niezależność
🎁 Bonus od firmy Wiesław Kukiełka – Oprogramowanie
W mojej firmie przyjąłem zasadę: nie uzależniamy klientów. Dlatego w najbliższym czasie do każdego programu oferowanego przez Wiesław Kukiełka – Oprogramowanie dołączę opcję zakupu kodów źródłowych.
Dlaczego to ważne?
Mając kody źródłowe:
- masz pełną kontrolę nad programem i danymi,
- możesz samodzielnie go rozwijać i dostosowywać do swoich potrzeb,
- zyskujesz niezależność od jednego wykonawcy.
Oczywiście, do tego potrzeba umiejętności programistycznych – ale w dzisiejszych czasach dostęp do specjalistów jest prostszy niż kiedykolwiek.
🟢 Pamiętaj:
To Ty masz panować nad oprogramowaniem – nie odwrotnie.