1. Czy dane należą do mnie i czy mogę je samodzielnie eksportować?

Upewnij się, że masz pełne prawo do swoich danych i możesz je wyeksportować w dowolnym momencie – najlepiej w otwartych formatach (CSV, XML, JSON, SQL).

2. W jakim formacie przechowywane są dane i czy są dostępne bezpośrednio?

Czy dostęp odbywa się przez API, bezpośrednio do bazy danych, czy tylko przez interfejs użytkownika?

3. Co się stanie z moimi danymi po zakończeniu współpracy?

Czy otrzymasz je w całości? Czy będą usunięte z serwerów dostawcy? Czy są koszty za ich przekazanie?

4. Czy system można zintegrować z innymi narzędziami (np. ERP, CRM, hurtownią danych)?

Czy dostawca udostępnia REST API lub inne mechanizmy integracyjne?

5. Czy istnieje możliwość lokalnej instalacji (on-premise) lub migracji na infrastrukturę klienta?

Jeśli dziś decydujesz się na chmurę, sprawdź, czy w przyszłości możesz przenieść system do siebie – np. w razie zmiany strategii bezpieczeństwa.

6. Czy system ma ograniczenia licencyjne w zakresie liczby użytkowników, modułów, urządzeń?

Często początkowe koszty są niskie, ale każde rozszerzenie kosztuje krocie. Poproś o pełną tabelę kosztów licencji i opłat ukrytych.

7. Czy otrzymam dokumentację techniczną i użytkową systemu?

Zadbaj o to, by firma nie była jedynym „źródłem wiedzy” – ważne, by dokumentacja była przekazana Twojemu zespołowi.

8. Czy mogę samodzielnie tworzyć raporty, zmieniać ustawienia lub dodawać użytkowników?

Systemy o zamkniętej konfiguracji często powodują konieczność ciągłego kontaktu z dostawcą za każde działanie.

9. Czy istnieje możliwość przeprowadzenia testów przed zakupem (proof of concept)?

Dobry dostawca nie będzie się bał próbnego wdrożenia lub wersji demo z danymi klienta.

10. Jak wygląda proces rozwiązania umowy i migracji danych do innego systemu?

Poproś o procedurę na piśmie. Zadbaj, aby w umowie pojawiły się zapisy dot. terminu i kosztów migracji danych.

Bonus: Warto również zapytać czy dostawca ma plan awaryjny (disaster recovery), jak często robi kopie zapasowe i czy zapewnia SLA (umowę gwarantującą poziom usług).