W internecie można znaleźć wiele pytań typu:
„Czy istnieje darmowy program dla wspólnot mieszkaniowych?”
„Czy da się prowadzić wspólnotę bez opłat za oprogramowanie?”
„Dlaczego mam płacić abonament, skoro wspólnota ma tylko 20 mieszkań?”
Pytania są całkowicie zrozumiałe. W końcu wspólnoty mieszkaniowe często starają się ograniczać koszty administracyjne do minimum. Jednak warto zastanowić się, czy całkowicie darmowy program dla wspólnot lub spółdzielni mieszkaniowych rzeczywiście ma sens biznesowy.
Kto miałby za to zapłacić?
Program do obsługi wspólnot mieszkaniowych nie powstaje sam.
Ktoś musi:
- napisać oprogramowanie,
- usuwać błędy,
- dostosowywać je do zmieniających się przepisów,
- wykonywać kopie bezpieczeństwa,
- odbierać telefony od użytkowników,
- rozwijać nowe funkcje.
Jeżeli program jest całkowicie darmowy, to pojawia się proste pytanie:
z czego producent ma się utrzymać?
Oczywiście istnieją projekty tworzone hobbystycznie lub finansowane z grantów, ale w praktyce większość darmowych systemów po pewnym czasie przestaje być rozwijana lub przechodzi na model płatny.
Ilu klientów miałby taki program?
Według różnych danych w Polsce działa około 3–3,5 tysiąca spółdzielni mieszkaniowych oraz wiele tysięcy wspólnot mieszkaniowych. W zasobach spółdzielczych znajduje się około 2 milionów mieszkań.
Na pierwszy rzut oka rynek wygląda więc bardzo atrakcyjnie.
Problem w tym, że ogromna część wspólnot to niewielkie podmioty:
- jeden blok,
- kilkanaście mieszkań,
- budżet liczony w tysiącach złotych rocznie.
Takie wspólnoty często prowadzone są społecznie przez zarząd lub przez niewielkich administratorów. Właśnie tutaj pojawia się zjawisko, które można żartobliwie nazwać „Januszowaniem spółdzielczym”.
Januszowanie spółdzielcze
Przykład wygląda zwykle podobnie:
Wspólnota posiada budżet remontowy liczony w dziesiątkach lub setkach tysięcy złotych.
Jednocześnie zarząd przez kilka tygodni szuka programu tańszego o 20 zł miesięcznie.
Potrafi negocjować abonament 49 zł zamiast 69 zł, poświęcając na to więcej czasu niż wynosi oszczędność w skali roku.
Tymczasem koszt oprogramowania stanowi często mniej niż 1% kosztów administracyjnych wspólnoty.
Oczywiście należy rozsądnie gospodarować pieniędzmi mieszkańców, ale warto pamiętać, że najtańsze rozwiązanie nie zawsze oznacza najkorzystniejsze.
Ile mieszkań ma przeciętna mała wspólnota?
Nie ma oficjalnych statystyk określających średnią wielkość wspólnot mieszkaniowych w Polsce.
Z praktyki rynku można jednak przyjąć, że mała wspólnota to zazwyczaj:
- 10–30 mieszkań,
- jeden budynek,
- kilka rozliczeń miesięcznie,
- pojedyncze przelewy i niewielka liczba dokumentów.
Dla takiej wspólnoty koszt programu w wysokości 50 zł miesięcznie oznacza:
- 600 zł rocznie,
- przy 20 mieszkaniach około 30 zł rocznie na lokal,
- czyli około 2,50 zł miesięcznie na mieszkanie.
To mniej niż koszt jednej kawy.
A może Excel wystarczy?
Przez wiele lat wiele wspólnot było prowadzonych w Excelu.
Na początku działa to całkiem dobrze.
Problemy zaczynają się, gdy pojawiają się:
- zaległości mieszkańców,
- fundusz remontowy,
- rozliczenia mediów,
- import przelewów z banku,
- masowa wysyłka informacji do mieszkańców,
- konieczność przygotowania zestawień i raportów.
Wtedy arkusz kalkulacyjny zaczyna przypominać bardziej projekt informatyczny niż zwykłą tabelkę.
Czy tani program może być opłacalny dla producenta?
Tak, ale pod jednym warunkiem.
Producent musi mieć odpowiednio dużą liczbę klientów.
Załóżmy:
- abonament 50 zł netto miesięcznie,
- 100 klientów.
Daje to 5000 zł przychodu miesięcznie.
Po odliczeniu podatków, kosztów serwerów, wsparcia technicznego i czasu programisty nie pozostaje zbyt wiele.
Dopiero kilkaset klientów pozwala realnie finansować rozwój produktu.
Dlatego większość producentów wybiera model abonamentowy zamiast całkowicie darmowego oprogramowania.
Rozwiązanie dla małych wspólnot i spółdzielni
W praktyce wiele małych wspólnot nie potrzebuje rozbudowanych systemów kosztujących setki złotych miesięcznie.
Potrzebują programu, który:
- jest prosty w obsłudze,
- rozlicza mieszkańców,
- pilnuje należności,
- importuje przelewy bankowe,
- pozwala szybko wygenerować raporty,
- umożliwia komunikację z mieszkańcami.
Takim rozwiązaniem jest WMK_SM.
Program został zaprojektowany z myślą o małych wspólnotach i spółdzielniach mieszkaniowych.
W standardzie oferuje między innymi:
- rozliczenia lokatorów,
- ewidencję należności i wpłat,
- import przelewów z systemów bankowych,
- automatyczne wysyłanie informacji do mieszkańców pocztą elektroniczną,
- przejrzyste raporty i zestawienia.
Najważniejsze jednak jest to, że koszt programu wynosi 50 zł netto miesięcznie niezależnie od liczby mieszkań.
Dla małej wspólnoty oznacza to koszt praktycznie niezauważalny w budżecie, a jednocześnie pozwala zrezygnować z prowadzenia rozliczeń w arkuszach Excel.
Podsumowanie
Darmowy program dla wspólnot mieszkaniowych brzmi atrakcyjnie, ale w praktyce rzadko jest trwałym rozwiązaniem.
Ktoś musi finansować rozwój, aktualizacje i wsparcie techniczne.
Znacznie rozsądniejszym podejściem wydaje się korzystanie z niedrogiego oprogramowania, które rozwiązuje realne problemy i pozwala oszczędzać czas zarządowi oraz administratorowi.
Bo ostatecznie nie chodzi o to, żeby program był darmowy.
Chodzi o to, żeby kosztował mniej, niż kosztuje czas poświęcony na ręczne prowadzenie rozliczeń.