Wiele firm i instytucji przez lata budowało swoje procesy wokół jednego systemu informatycznego. Na początku wszystko wyglądało dobrze — wdrożenie rozwiązało problemy, uporządkowało dane, przyspieszyło pracę. Z czasem jednak pojawia się zjawisko, o którym rzadko mówi marketing producentów: firma zaczyna być uzależniona od własnego oprogramowania.

System, który miał pomagać w pracy, staje się fundamentem tak głęboko wbudowanym w organizację, że jego wymiana zaczyna przypominać operację na otwartym sercu.

Największy problem pojawia się wtedy, gdy oprogramowanie jest zamknięte. Firma korzysta z rozwiązania, ale nie ma realnej kontroli nad swoim środowiskiem pracy. Często nie posiada kodu źródłowego, nie zna struktury danych, a w przypadku rozwiązań chmurowych bywa nawet tak, że użytkownik nie ma pełnego dostępu do własnych danych poza interfejsem dostawcy.

Przez lata w systemie gromadzone są tysiące dokumentów, faktur, umów, kartotek klientów, historii operacji czy danych księgowych. W pewnym momencie przedsiębiorstwo dochodzi do sytuacji, w której:

  • wszystko działa tylko w jednym systemie,
  • pracownicy znają wyłącznie ten interfejs,
  • procedury organizacyjne zostały napisane pod konkretne oprogramowanie,
  • integracje z innymi usługami działają tylko dzięki temu dostawcy.

Wtedy pojawia się klasyczny problem „vendor lock-in” — uzależnienia od dostawcy technologii.

Teoretycznie system można zmienić. W praktyce koszt takiej operacji bywa ogromny.

I nie chodzi wyłącznie o pieniądze. Oczywiście pojawiają się koszty nowych licencji, wdrożenia, migracji danych czy integracji. Ale często jeszcze większe są koszty organizacyjne:

  • konieczność przeszkolenia pracowników,
  • czasowy spadek wydajności pracy,
  • ryzyko błędów podczas migracji danych,
  • konieczność zmiany procedur,
  • opór pracowników przed nowym systemem.

W wielu organizacjach pracownicy przez 10–15 lat pracowali w jednym programie. Znają każdy przycisk, każdy skrót i każdy sposób obejścia problemów. Nowy system oznacza konieczność uczenia się wszystkiego od początku. Dla części osób jest to wręcz stres porównywalny ze zmianą stanowiska pracy.

Dlatego firmy bardzo długo odkładają decyzję o zmianie oprogramowania. Często robią to aż do momentu, gdy zmusi je do tego rzeczywistość.

Takim przykładem mogą być zmiany prawne.

Wejście obowiązkowego KSeF dla wielu firm stało się momentem prawdy dla używanego oprogramowania. Nagle okazało się, że część systemów:

  • nie wspiera nowych wymagań,
  • nie jest rozwijana,
  • wymaga bardzo drogich aktualizacji,
  • albo producent nie nadąża z wdrażaniem zmian.

Wtedy przedsiębiorstwo staje przed trudnym wyborem:
pozostać przy starym systemie i próbować go „łatać” czy rozpocząć kosztowną migrację.

Problem szczególnie dotyka małych i średnich firm oraz instytucji publicznych. Duże korporacje często posiadają własne działy IT i większe możliwości integracyjne. Mała organizacja jest zazwyczaj całkowicie zależna od dostawcy programu.

Paradoksalnie największym zagrożeniem nie jest nawet awaria systemu, ale utrata możliwości wyboru.

Firma, która nie może swobodnie zmienić oprogramowania, negocjować warunków lub przenieść swoich danych do innego rozwiązania, traci część swojej niezależności biznesowej.

Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw zaczyna zwracać uwagę nie tylko na funkcje programu, ale również na pytania:

  • Czy mam dostęp do swoich danych?
  • Czy mogę je łatwo wyeksportować?
  • Czy system posiada otwarte API?
  • Czy mogę zmienić dostawcę bez paraliżu firmy?
  • Czy mam dostęp do kodu źródłowego lub dokumentacji?
  • Co stanie się z moją firmą, jeśli producent zakończy rozwój systemu?

To są pytania strategiczne.

Bo oprogramowanie dziś nie jest już tylko narzędziem pracy. Dla wielu organizacji stało się elementem infrastruktury krytycznej. A od infrastruktury krytycznej bardzo łatwo się uzależnić.

Najbardziej stabilne firmy to często nie te, które mają najbardziej „modne” systemy, ale te, które zachowały kontrolę nad własnymi danymi, procesami i możliwością wyboru technologii.

I być może właśnie to powinno być dziś jednym z najważniejszych kryteriów wyboru oprogramowania.